แล้วความเสี่ยงต่อธุรกิจล่ะ ? ผลกระทบจาก Covid-19 ครั้งนี้ ส่งผลให้ธุรกิจบางประเภทซบเซาลงอย่างเห็นได้ชัด โดยเฉพาะธุรกิจขนส่ง ท่องเที่ยว และธุรกิจจำหน่ายสินค้า-บริการ อย่างไรก็ตาม หากคุณเป็นหนึ่งในผู้ประกอบการที่ประสบกับวิกฤตครั้งนี้ Hand Shipping ได้รวบรวมบทสรุปจาก 12 บทเรียนเพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการและพัฒนาองค์กรให้คลี่คลายจากสถานการณ์ Covid-19

1) อัปเดตข้อมูลเป็นประจำทุกวัน

     เหตุการณ์โรค Covid-19 นั้นเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วและทำให้ชีวิตประจำวันเปลี่ยนไปในเวลาเพียงไม่กี่วัน ซึ่งดูเหมือนว่าการระบาดส่วนใหญ่จะอยู่ที่จีนและยังคงมีผู้ติดเชื้อจำนวนมากลุกลามไปทั่วประเทศจีนอย่างรวดเร็ว จึงอาจจำเป็นต้องใช้กลยุทธ์ใหม่ในการบรรเทาความรุนแรงมากขึ้น

2) ระวังข่าวเกินจริงที่ทำให้วิตกจริต   

      องค์กรข่าวมักมุ่งเน้นไปที่สิ่งใหม่ๆ มากกว่าภาพรวมจนบางครั้งก็ไม่ได้แยกแยะระหว่างข้อเท็จจริงหรือการคาดเดา เมื่อได้รับข่าวสารที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยีใหม่หรือวิกฤตใหม่ เราทุกคนมีแนวโน้มที่จะไม่สนใจข่าวที่ไม่เป็นกระแสดังกล่าวและตอบสนองกับปัญหาใหม่มากเกินไป ดังนั้นเมื่อได้รับข่าวสารล่าสุด จึงควรพิจารณาแหล่งที่มาของข้อมูลก่อนตัดสินใจเชื่อ

3) อย่าถือว่าข้อมูลนั้นสร้างความรู้แจ้ง

      ในโลกอินเทอร์เน็ต พนักงานสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลมากมายโดยตรง ซึ่งผู้บริหารองค์กรอาจเข้าใจได้ว่ามีข้อมูลและความคิดเห็นต่างๆ ที่หาได้ง่ายโดยที่พวกเขาไม่จำเป็นต้องทำอะไรเพิ่ม แต่อย่างไรก็ตาม การสร้างและแบ่งปันข้อมูล รวมทั้งสรุปข้อเท็จจริงที่อัปเดตเป็นประจำนั้นมีค่าอย่างมากต่อองค์กร

4) ใช้ผู้เชี่ยวชาญและการคาดการณ์อย่างรอบคอบ

      ไม่ว่าจะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านใดก็ตาม ย่อมมีการแสดงความคิดเห็นที่แตกต่างกัน และการระบาดของโรคนั้นก็ไม่สามารถคาดเดาได้ ดังนั้น วิธีที่ดีที่สุดคือ เรียนรู้ความรุนแรงของโรคในปัจจุบันและใช้วิธีอ่านข้อมูลข่าวสารแล้ววิเคราะห์ เพื่อทำความเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้นและสิ่งใดที่สามารถทำได้ แม้ว่าจะมีแนวทางที่นำเสนอโดยความเห็นของผู้เชี่ยวชาญก็ตาม

5) ปรับปรุงความเข้าใจใหม่อยู่เสมอ

      สุภาษิตจีนสอนไว้ว่า นายพลที่ดีควรออกคำสั่งในตอนเช้าและเปลี่ยนแปลงในตอนเย็น แต่องค์กรขนาดใหญ่ไม่ค่อยมีความยืดหยุ่น ผู้จัดการมักปฏิเสธแผนการสื่อสารจนกว่าพวกเขาจะแน่ใจและไม่เต็มใจที่จะเปลี่ยนแผนเพราะกลัวความผิดพลาด ความเข้าใจผิดหรือสร้างความสับสนในองค์กร ดังนั้นเอกสารดิจิทัลที่มีการประทับเวลา จึงเป็นการรับ-ส่งข้อมูลที่มีประสิทธิภาพที่สุดใน ซึ่งจะสามารถป้องกันการปลอมแปลงและดัดแปลงข้อมูลภายในเอกสารได้เป็นอย่างดี จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเรียนรู้และการปรับตัวในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

6) ระวังระบบแบบราชการ

       การจัดการการสื่อสารและขั้นตอนที่มากเกินไป อาจทำให้เกิดความยุ่งยากและล่าช้าได้ ดังนั้นการมีทีมงานมืออาชีพขนาดเล็กและให้เวลาพวกเขาในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เป็นสิ่งสำคัญ การใช้เอกสารดิจิทัลที่มีความรวดเร็ว สามารถลดการอนุมัติเอกสารที่ซ้ำซ้อนและยังช่วยลดความเสี่ยงต่างๆ เนื่องจากสามารถอัปเดตหรือถอดถอนได้ง่ายตามความจำเป็น นอกจากนี้การแยกแยะความแตกต่างระหว่างข้อเท็จจริง สมมติฐานและการคาดเดา จะทำให้การสื่อสารมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

7) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตอบสนองของคุณมีความสมดุลทั้ง 6 มิติ

     การสื่อสาร: พนักงานมีแนวโน้มที่จะได้รับข้อมูลที่ขัดแย้งและรู้สึกกังวลหรือสับสนเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มีการสื่อสารนโยบายอย่างชัดเจนและสมดุลหรือไม่ นอกจากนี้การสื่อสารข้อมูลเชิงบริบทและการให้เหตุผลเบื้องหลังนโยบาย จะช่วยให้พนักงานสามารถเข้าใจได้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นและสามารถรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดได้

      ความต้องการของพนักงาน: ข้อจำกัดในการท่องเที่ยวและการรวมตัวกัน ทำให้พนักงานมีความต้องการเข้าถึงการศึกษา การดูแลสุขภาพ ชีวิตประจำวันและความชอบส่วนบุคคล จึงควรคาดการณ์ พัฒนาแนวทางและสร้างศูนย์ข้อมูลที่พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลได้ตามต้องการ 

      การเดินทาง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่องค์กรมีโนยบายให้พนักงานออกเดินทางท่องเที่ยวได้ แต่อาจไม่ใช่ในประเทศกลุ่มเสี่ยง

      การทำงานระยะไกล: ในกรณีที่มีการจ้างงานระยะไกล ควรมีนโยบายที่เป็นกฏเกณฑ์ให้พนักงานปฏิบัตตามได้ และสามารถตรวจสอบ ประเมินผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

      การรักษาเสถียรภาพของห่วงโซ่อุปทาน: พยายามรักษาเสถียรภาพของห่วงโซ่อุปทาน โดยใช้คลังสินค้าที่มีความปลอดภัย แหล่งทางเลือกและการทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์เพื่อแก้ไขปัญหาคอขวด ในกรณีที่ไม่สามารถแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ให้ร่วมวางแผนพัฒนาวางแนวทางแก้ไขปัญหาชั่วคราวและสื่อสารแผนให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

      เป็นส่วนหนึ่งของการแก้ปัญหาที่กว้างขึ้น: ในฐานะเจ้าของธุรกิจ/องค์กร ควรสนับสนุนผู้อื่นในห่วงโซ่อุปทาน อุตสาหกรรมชุมชนและรัฐบาลท้องถิ่น แล้วพิจารณาว่าธุรกิจของคุณสามารถมีส่วนร่วมได้อย่างไร ไม่ว่าจะเป็นการดูแลสุขภาพ การสื่อสาร อาหารหรืออื่น ๆ ตามความสามารถที่มี

8) ใช้หลักการความยืดหยุ่นในการพัฒนานโยบาย

      เป้าหมายสำคัญในการจัดการกับความท้าทายที่ไม่อาจคาดเดาได้ คือ ความยืดหยุ่น ความสามารถในการอยู่รอดและเติบโตได้อย่างแข็งแกร่งในเหตุการณ์ที่ไม่แน่นอน มีอยู่ 5 ประการ ดังนี้

      ความซ้ำซ้อน: การเข้าถึงกำลังการผลิตที่เพิ่มขึ้น จะช่วยให้ความผันผวนของห่วงโซ่อุปทานราบรื่นขึ้น ซึ่งในระยะสั้นอาจต้องมองหาวิธีการแก้ปัญหาที่มากกว่าปกติ แต่ในระยะยาวการออกแบบที่ซ้ำซ้อนสามารถทำได้

      ความหลากหลาย: วิธีการที่หลากหลายอาจทำให้มีประสิทธิภาพน้อยลง แต่มีความยืดหยุ่นในสถานการณ์วิกฤตมากขึ้น ความคิดที่หลากหลายสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการพัฒนาโซลูชันได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากวัฒนธรรมองค์กรส่งเสริมการแสดงออกและการเคารพในมุมมองที่หลากหลาย  

      การกำหนดหน้าที่: ระบบแบบรวมอาจมีประสิทธิภาพ แต่ก็มีความเสี่ยงที่จะพังไม่เป็นท่าหรือล่มทั้งระบบได้เช่นกัน โรงงานและองค์กรต่างๆ ในห่วงโซ่อุปทานสามารถรวมระบบเข้าด้วยกันหรือมีการทำงานร่วมกันอย่างเกื้อกูล สามารถขอความช่วยเหลือจากพันธมิตรในห่วงโซ่อุปทานหากเกิดเหตุไม่คาดฝันขึ้น

      การวิวัฒนาการ: ระบบสามารถสร้างขึ้น เพื่อปรับใช้ให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นโอกาสใหม่ ปัญหาหรือข้อมูล การตอบสนองต่อวิกฤตการณ์แบบไดนามิก เช่น Covid-19 ซึ่งไม่มีใครล่วงรู้คำตอบหรือสามารถคาดเดาล่วงหน้าได้ว่าหลังจากนี้จะมีแนวโน้มอย่างไร สิ่งที่ทำได้คือ การเรียนรู้วิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและรับมือกับปัญหาอย่างทันท่วงที

       ความรอบคอบ: เราไม่สามารถคาดการณ์สถานการณ์หรือผลกระทบของ Covid-19 ได้ แต่เราสามารถคาดเดาข้อเสียที่เป็นไปได้และทดสอบความยืดหยุ่นภายใต้สถานการณ์เหล่านี้ เราสามารถประเมินสถานการณ์การแพร่ระบาดระดับโลก การแพร่ระบาดระดับภูมิภาคและการแพร่ระบาดอย่างฉับพลัน องค์กรต่างๆ จึงควรวางแผนรับมือกับปัญหาในกรณีที่เลวร้ายที่สุดก่อนและเริ่มพัฒนากลยุทธ์ในแต่ละสถานการณ์อย่างเหมาะสม

9) เตรียมพร้อมสำหรับวิกฤตครั้งต่อไป

       การระบาดของ Covid-19 ไม่ใช่ความท้าทายที่จะจบลงในครั้งเดียว จึงควรคาดหวังว่าจะมีขั้นตอนในการรับมือกับการแพร่ระบาดของโรคในปัจจุบันและอนาคต โดยเตรียมการณ์และสร้างมาตรการป้องกันล่วงหน้า ซึ่งจะมีประสิทธิภาพเมื่อเกิดเหตุวิกฤตขึ้นจริง 

10)  การเตรียมทางปัญญาไม่เพียงพอ

       การเตรียมพร้อมทางปัญญาอย่างเดียวไม่เพียงพอ บางอย่างสามารถเข้าใจได้ แต่บางอย่างก็ไม่สามารถทำได้จริง สถานการณ์เหล่านี้ควรสร้างเกมส์จำลองขึ้นมาเพื่อศึกษาพฤติกรรมมนุษย์และพฤติกรรมภายใต้ความกดดัน เช่น สร้างสถานการณ์จำลองพร้อมกับทีมงานขนาดเล็ก ที่มีความสามารถในการตัดสินใจและสามารถนำพาองค์กรก้าวผ่านอุปสรรคไปได้

11)  ทบทวนความรู้

       แทนที่จะถอนหายใจด้วยความโล่งอกและกลับสู่กิจวัตรปกติ หากแต่วิกฤตการณ์ที่เกิดขึ้น คือโอกาสในการเรียนรู้ที่มีค่า ถึงแม้ว่าสถานการณ์จะกำลังคลี่คลาย แต่การรับมือกับปัญหาและผลกระทบควรได้รับการบันทึกไว้ เพื่อเป็นบทเรียนและใช้ในการตรวจสอบในภายหลัง

12)  เตรียมพร้อมสำหรับโลกที่เปลี่ยนแปลง

       เราควรคาดหวังว่าวิกฤติ Covid-19 จะช่วยเปลี่ยนธุรกิจและสังคมไปในทิศทางที่สำคัญ  เช่น การช็อปปิ้งออนไลน์ การศึกษาออนไลน์และการลงทุนด้านสาธารณสุข เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีแนวโน้มที่จะทำให้ห่วงโซ่อุปทานไม่ต้องพึ่งพาโรงงานขนาดใหญ่เพียงไม่กี่แห่ง ดังนั้น เมื่อมีการสำรวจแนวโน้มต่างๆในสถานการณ์เช่นนี้ องค์กรต่างๆจึงควรเรียนรู้การเปลี่ยนแปลงและวางแผนกลยุทธ์ให้รอบคอบยิ่งขึ้น